1. Thông tin thu thập và mục đích

Thông tin	Khi nào	Dùng để
Họ tên, email, số điện thoại, quốc gia	Khi bạn đặt hàng	Gửi file, xác nhận đơn, liên hệ hỗ trợ
Sản phẩm đã mua, số tiền, thời gian, mã giảm giá	Khi bạn đặt hàng	Xử lý đơn, đối soát thanh toán, nghĩa vụ thuế và kế toán
Thông tin giao dịch chuyển khoản: số tiền, nội dung, thời gian, tên và số tài khoản người chuyển nếu ngân hàng gửi kèm	Khi bạn thanh toán	Xác nhận thanh toán, hoàn tiền
Tin nhắn, email, ảnh chụp bạn gửi	Khi bạn liên hệ	Trả lời và giải quyết yêu cầu
Địa chỉ IP, loại trình duyệt, cookie	Khi bạn truy cập website	Giữ giỏ hàng, ghi nhận nguồn đơn hàng, chặn truy cập gian lận
Mã giới thiệu	Khi bạn vào website qua link giới thiệu	Ghi nhận đơn cho người giới thiệu

Optimate không thu thập số thẻ, mật khẩu ngân hàng hay mã OTP.

2. Phạm vi sử dụng

• Thông tin chỉ dùng cho các mục đích ở bảng trên.
• Bên mình gửi email về đơn hàng và bản cập nhật của file bạn đã mua. Email giới thiệu sản phẩm mới chỉ gửi khi bạn đồng ý, và bạn có thể từ chối bất cứ lúc nào.
• Optimate không bán, không cho thuê, không trao đổi thông tin của bạn cho bên khác vì mục đích quảng cáo.
• Dữ liệu trong file: khi bạn tạo bản sao, file nằm trong tài khoản Google của bạn. Optimate không truy cập được dữ liệu bạn nhập, trừ khi bạn chủ động chia sẻ file để được hỗ trợ. Xong việc, bạn có thể gỡ quyền chia sẻ.
• Một số file có tính năng kết nối dịch vụ bên ngoài, ví dụ AI dùng khoá API của chính bạn. Khi bạn bật tính năng đó, dữ liệu đi thẳng từ file tới dịch vụ bạn chọn theo điều khoản của dịch vụ ấy, không qua Optimate.

3. Thời gian lưu trữ

• Thông tin đơn hàng và giao dịch: lưu trong thời gian bạn còn dùng sản phẩm, và tối thiểu bằng thời hạn lưu chứng từ mà pháp luật về thuế, kế toán yêu cầu.
• Tin nhắn hỗ trợ: lưu trên Zalo và email trong thời gian cần để hỗ trợ bạn.
• Cookie giỏ hàng và phiên truy cập: tự hết hạn sau vài ngày, hoặc khi bạn xoá cookie.
• Hết thời hạn lưu, hoặc khi bạn yêu cầu xoá mà pháp luật không bắt buộc giữ lại, Optimate xoá hoặc ẩn danh dữ liệu.

4. Ai được tiếp cận thông tin

• Chủ hộ kinh doanh và người được giao xử lý đơn hàng, hỗ trợ khách hàng của Optimate.
• Các đơn vị cung cấp hạ tầng, chỉ trong phạm vi cần thiết cho việc của họ:
  • Đơn vị lưu trữ máy chủ website và gửi email.
  • Đơn vị đối soát giao dịch chuyển khoản.
  • Google: khi bạn tạo bản sao và dùng Google Sheets, Apps Script.
  • Zalo: khi bạn nhắn tin với bên mình.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

5. Bảo vệ thông tin

• Website dùng kết nối mã hoá HTTPS.
• Chỉ người được giao việc mới vào được trang quản trị đơn hàng.
• Optimate không lưu thông tin thẻ hay thông tin đăng nhập ngân hàng.
• Nếu xảy ra sự cố lộ lọt dữ liệu, Optimate thông báo cho bạn và cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6. Quyền của bạn với dữ liệu cá nhân

• Xem và sửa thông tin: gửi yêu cầu qua email hoặc Zalo.
• Xoá, huỷ, hạn chế xử lý hoặc rút lại sự đồng ý: gửi email tới optimatevn@gmail.com với tiêu đề “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân”, ghi email bạn đã dùng khi mua.
• Bên mình xác minh bạn là chủ thông tin rồi thực hiện trong vòng 72 giờ kể từ khi nhận yêu cầu hợp lệ.
• Một số dữ liệu đơn hàng phải giữ lại để làm nghĩa vụ thuế, kế toán. Khi đó bên mình báo rõ phần nào chưa xoá được và lý do.

7. Cookie

Website dùng cookie để giữ giỏ hàng, ghi nhận nguồn đơn hàng và mã giới thiệu. Optimate không dùng cookie quảng cáo của bên thứ ba. Bạn có thể tắt cookie trong trình duyệt, nhưng khi đó giỏ hàng và thanh toán sẽ không hoạt động.

8. Khiếu nại về bảo mật

Bạn gửi phản ánh qua email hoặc Zalo, bên mình phản hồi trong vòng 24 giờ và xử lý theo quy trình giải quyết khiếu nại.

9. Đơn vị chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu

Hộ kinh doanh Optimate, thông tin pháp lý ở trang Thông tin chủ quản. Email optimatevn@gmail.com, Zalo 0867738365.